الفصل الثالث: إجراءات وضوابط الفحص

على المؤسسة المالية اعتماد وتنفيذ جدول زمني واضح لإجراءات الفحص بحسب الحالات المحددة في الفقرة (3.5)، على أن تتوافق المدد الزمنية المحددة مع الآتي: أ. ‌ المعاملات الصادرة والواردة: فحص جميع المعاملات الصادرة قبل تنفيذها والمعاملات الواردة بمجرد ورودها (دون انتظار انتهاء اليوم أو الفترة المحددة). ب. الفحص الشامل: فحص شامل لقواعد بيانات ومعلومات العملاء والمعاملات، والمستفيدين الحقيقيين، والمديرين والمفوضين بالتوقيع، والأطراف ذوي العلاقة، بحد أدنى، مرة واحد كل ثلاثة أشهر. ج. ‌الفحص بعد صدور تحديث: عند صدور تحديث على قوائم العقوبات، يجب فحص جميع بيانات ومعلومات العملاء والمعاملات، والمستفيدين الحقيقيين، والمديرين والمفوضين بالتوقيع، والأطراف ذوو العلاقة وفقًا للقائمة المحدثة، مع الاحتفاظ بسجل يوثق التحديث، وعملية الفحص، وأي إجراءات نُفّذت بناءً عليها. د. ‌الفحص الإضافي بناءً على أحداث مُحددة: يجب أن تُفعّل الأنظمة والأدوات المستخدمة للفحص بناءً على أي تغييرات أو أحداث جوهرية تطرأ، ومن ذلك، تغيير في هيكل الملكية أو السيطرة، أو ظهور دولة جديدة مرتفعة المخاطر في تعاملات العميل أو علاقاته التجارية، أو تغيير في أنماط المعاملات قد يُشير إلى ارتفاع المخاطر، أو تلقي تنبيهات من جهات رقابية أو السلطات المختصة تُشير إلى ارتفاع المخاطر في قطاع أو دولة أو مجموعة من العملاء، أو ارتفاع في تصنيف مخاطر العميل بعد إجراء تقييم دوري، أو ارتباط العميل بسلوكيات مشبوهة قبل أو تحديث قوائم العقوبات، أو وجود أخبار سلبية ترتبط بالعميل أو دولة أو قطاع محدد. ويجب على المؤسسة المالية تحديد وتوثيق هذه الأحداث في سياساتها وإجراءاتها الداخلية، مع مراعاة أن يتم تحديث تلك الاحداث بصورة دورية ومستمرة لتعكس أبرز المخاطر أو التهديدات الناشئة. 3.7 يجب أن تكون أنظمة وأدوات الفحص التي تعتمد عليها المؤسسة المالية قادرة على الكشف عن أي تطابق للأسماء، والأسماء المستعارة، والاختلافات في كتابة الاسم، والأسماء ذات النطق المتقارب، والترجمات الصوتية، وأن تتحقق المؤسسة المالية من فعالية تلك الأنظمة والأدوات بصورة دورية ومستمرة. 3.8 على المؤسسة المالية اختيار أنظمة وأدوات فحص تتناسب مع طبيعة أنشطتها وحجم عملياتها ومستوى تعرّضها للمخاطر، وأن يتم الاعتماد على أنظمة آلية متينة وذات موثوقية عالية قادرة على المطابقة اللحظية مع قوائم العقوبات، وأن تقوم بمراجعة فعالية المطابقة اللحظية لتلك الأنظمة بصورة دورية ومستمرة ومعالجة أوجه القصور بناءً على نتائج التقييم وفقًا لما هو وارد في الفقرة (3.12). 3.9 يجوز للمؤسسة المالية، بعد الحصول على عدم ممانعة مكتوبة من البنك المركزي، استخدام أنظمة أدوات يدوية مُحكمة وموثَّقة تتناسب مع طبيعة أنشطتها وحجم عملياتها ومستوى تعرّضها للمخاطر، وفقًا للاشتراطات الآتية: أ. ‌عدم تأخير تنفيذ متطلبات الفحص الفوري مقابل قوائم العقوبات، وإجراءات التجميد، وإجراءات الإبلاغ، وإجراءات رفع التجميد. ب. ‌أن تدعم تلك الإجراءات والأدوات تحديث قوائم العقوبات بانتظام بناءً على المصادر الرسمية. ج. ‌تنفيذ إجراءات الفحص بدقة من قبل أشخاص مُدربين. د. تقييم التطابقات الجزئية أو القريبة باستخدام معايير متسقة وموثقة. هـ. توثيق سجلات وقرارات الفحص بشكل كامل وإتاحتها للمراجعة عند الطلب. و. ‌عدم تقديم المؤسسة المالية لمنتجات أو خدمات المدفوعات أو التحويل. 3.10 يجب أن توثّق المؤسسة المالية في إجراءاتها أي منهجية مطابقة تستخدمها في أنظمة وأدوات الفحص، بما يشمل منطق المطابقة، وآلية المطابقة، ومعايير المطابقة، وضمان أن تكون المنهجية متناسبة مع طبيعة أنشطتها وحجم عملياتها ومستوى تعرّضها للمخاطر، وأن تقوم بمراجعة فعاليتها بصورة دورية ومستمرة وتحديثها بناءً على نتائج التقييم وفقًا للاشتراطات الواردة في الفقرة (3.11). 3.11 على المؤسسة المالية توثيق واعتماد أي تعديل على إجراءات وآليات الفحص المعتمدة لديها بما يشمل مُبررات التعديل، وإرفاق تلك التعديلات مع السياسات والإجراءات المعتمدة من مجلس الإدارة أو الإدارة العليا -بحسب الأحوال-، على أن يسبق اعتمادها القيام بالاختبارات اللازمة لضمان فعالية التعديلات التي تم اجراءاها وعدم تأثيرها على التزامات المؤسسة المالية الواردة في القواعد والتعليمات المرتبطة بالعقوبات المالية المستهدفة.