لائحة الوثائق والمحفوظات المالية لعام 1421هـ

يطلب الجهاز الحكومي قوانين مدد الحفظ القديمة المنقورة لديه إذا انتهت حاجته إليها. الملكة العربية السعودية ديوان رئاسة مجلس الوزراء المركز الوطني للوثائق والأرشيفات رقم (٠٧٧) المادة (١٢) تسمح النتائج التي ترد بها الوحدة الإدارية في الجهاز الحكومي للعمل، كأأنظمة واللوائح والسياسات والتعليمات والإجراءات والخطط والبرامج والمرايبات وتغيراتها، لا توجد في الملفات لهذا بها بل تنظم نظاما مناسبا بصفتها الأدوات الرئيسية لأداء العمل في المكتب مما يسهل إجراءات العمل. المادة (١٣) الوثائق التي ترد بها الوحدة الإدارية لا تضاف خارجي أخرى لإكمال إجابات العمل، كأقوام الشراء، تأخذ حقه الوثيقة إن لم ترفقها ما من حيث مقتضى. المادة (١٤) تجد أماكن خاصة لغرف الوثائق المالية في الأجهزة الحكومية وتزود هذه الأقسام بأرفق تساعد على ترتيب الصادق الوثائق الورقية ووضع الرموز العلمية عليها. المادة (١٥) ترمز السجلات والدفاتر وفيرموز الخدمة لكل منها في دليل تصنيف الوثائق المالية لدى مدير في القائمة الثانية لتصنيف الوثائق، ويتمزز رمز السجل أو الدفتر تحت ماري على الملفات الجهارجي للسجل أو الدفتر، كما يكفي هذا الرمز على كتاب السجل أو الدفتر. المادة (١٦) تضم رموز قواعد السجلات والدفاتر المالية حفظا رأسا، بحيث يخصص الخط الأقسى لتسجيل رموز معادش السجلات والدفاتر المعتمدة، ويخصص الخط الموحدي (الرأسي) إلى تصدر لها السجلات، ويوجد على الخطوط الأفقية تدخل فيها بطاقات رموز الدفتر وحيوب على الخطوط الأفقية تدخل فيها بطاقات سنوات السجلات، ويعد ترتيب السنوات من الأعلى للأقدم وما زال السنوات الأحدث. الملكة العربية السعودية ديوان رئاسة مجلس الوزراء المركز الوطني للثقافات والخطوطات رقم (٠٧٧) الآادة (١٧) تنظم مستندات المصروفات وفقا للخطات التالية : ١/١٧ تفرز مستندات صرف كل شهر في السنة المالية حسب أقسام أواهاها . ويوضع على كل نوع رمز تصنيفه وفقا لجدول تصنيف وثائق الشؤون المالية . ٢/١٧ يوضع كل نوع من أنواع مستندات الصرف في حافظة خاصة به . ٣/١٧ ترتب مستندات الصرف داخل الحافظة تبعا لتسلسلها التاريخي والرقمي . ٤/١٧ يوضع في داخل حافظة بجدد فيه رقم تسلسلي لكل مستند و رقم المستند وتاريخه واسم صاحب العلاقة . ٥/١٧ يدون على كل حافظة المعلومات الدالة على عنوانها كاسم نوع الوثائق ورقم تصنيفه ومدة حفظه الرقمية . ٦/١٧ تغلف حافظات مستندات صرف كل شهر داخل صندوق من الورق المفسو يضم مواصفات وأبعاد معينة يتم تحديدها من قبل المركز الوطني للوثائق والأرشيفات . ٧/١٧ ترتب حوافظ مستندات الصرف الشهرية داخل الصندوق تبعا لأرقام تصنيفها ومعجل فهرس هذه الحوافظ بتضم رقم مسللا لهذه الحوافظ . المملكة العربية السعودية ديوان رئاسة مجلس الوزراء المركز الوطني للوثائق والأرشفات رقمه (٠٧٧) بوضع مسلسل رقمي خاص لصناديق مستندات كل عام مالي، وترتب هذه الصناديق تبعا لتسلسلها. بوضع هذه الصناديق ببطاقات لإضافة في أماكنه وحدة وبارزة ما يسهل قراءتها، وتعمل هذه البطاقات البيانات اللازمة عن الصندوق، كأسماء الجهات الإداري، والإدارة المالية، وتوجيه الوثائق والمسلة المشهر والرفم التسلسلي للصندوق. تستخرج من إسلام الخالي والإتخاذ المراجع المتاحة دائمة الحفظ إلى يتم الصرف على أساسها من مستندات الصرف فيصل إتلاحها، وترتب هذه الوثائق بالشرح المقفوض خطفا دائما. المادة (١٨) تنظم مستندات الإيرادات ونسبة الحسابات لكل شهر في السنة المالية داخل حفاظ خاصة هي حساب تسلسل أرقام نسبتها وطبق عليها ما ورد بالفقرات (٤،٥،٦،٧) من المادة (١٧) من هذه اللائحة. المادة (١٩) تسلم الوثائق والمحلات وسجلات صرف ومستندات صرف ومستندات حصيل الإيرادات ونسبة الحسابات – إلى انتهت هذه المقطوعة في الوحدة الإدارية المختصة إلى مركز الوثائق ووقع للمواد والمعدد في قوائم مدد الحفظ والترتيب إلى المحددا لانحة الترحل. المادة (٢٠) تحفظ الوثائق المالية السلمة لمركز الوثائق بالمهار حسب الترتيب الذي وردت به من الوحدة الإدارية المختصة.