تنظيم مشاركة الوفود الرسمية في الاجتماعات

تراعى عند تشكيل الوفد الجوانب الآتية: 1 - أن يكون متوافقاً مع الوفود الأخرى المشاركة، من حيث مستوى التمثيل وعدد الأعضاء، وذلك بالتنسيق مع وزارة الخارجية. 2 - أن يكون مستوى تمثيل الجهات المشاركة في مستوى إداري متوافقٍ مع تمثيل الجهة المختصة ورئاسة الوفد. 3 - أن يضم مستشارين وخبراء وفنيين وفقاً لما تقتضيه مهمة الوفد وموضوع الاجتماع. 4 - أن يضم كل (أو معظم) المشاركين السابقين في اللجان الداخلية المختصة أو في اجتماعات خارجية سابقة في حال استمرار موضوعات الاجتماعات نفسها. 5 - أن يكون لوزارة الخارجية -وفقاً لسلطتها التقديرية- المشاركة فيه. 6 - أن يكون رئيسه وأعضاؤه من ذوي الاختصاص والكفاية والمعرفة بجميع جوانب الموضوع الذي يخص الجهة التي يمثلها، وأن يكون الرئيس مجيدًا لإحدى لغات الاجتماع. 7 - أن يكون له (سكرتارية) من الجهة المختصة تتولى الآتي : أ - تسهيل مهمة الوفد والتنسيق بينه وبين الجهة المنظمة. ب - إعداد تقرير يومي عن سير الاجتماع ومشاركة الوفد، وإطلاع أعضاء الوفد عليه. ج - أي مهمة أخرى يكلفها بها رئيس الوفد أو من ينيبه. المادة الرابعة وثيقة التفويض بالمشاركة وإبلاغ الجهة الداعية بمشاركة الوفد 1- تقوم الجهة المختصة -بعد تشكيل الوفد وفقًا لأحكام المادة (الثالثة) - بإرسال أسماء المشاركين - وفقاً لجوازات سفرهم- إلى وزارة الخارجية، وتحديد مناصبهم أو مراتبهم، والموعد المتوقع لوصولهم؛ قبل بداية المشاركة بمدة لا تقل عن أسبوعين. وتتولى وزارة الخارجية إعداد وثيقة التفويض -إذا لزم الأمر ذلك- آخذة في الاعتبار رئاسة الوفد والتسلسل الوظيفي للأعضاء من مختلف الجهات المشاركة. 2 - تتولى وزارة الخارجية إرسال وثيقة التفويض إلى البعثة؛ لاستكمال الإجراءات اللازمة. وإذا لم يكن للمملكة بعثة لدى الدولة المضيفة، فتحمل وثيقة التفويض مع الوفد وتسلم للجهة المعنية بصفة مباشرة، ويمكن -تسريعًا للإجراء- أن ترسل نسخة من وثيقة التفويض بوسائل الاتصال السريع إلى الجهة المنظمة عن طريق وزارة الخارجية.