تنظيم مشاركة الوفود الرسمية في الاجتماعات

تلتزم الجهة المختصة والجهات المشاركة - والجهات الأخرى ذات العلاقة - بالإعداد الجيد والتنسيق والتعاون فيما بينها في سبيل إنجاح مهمة الوفد وتقديم صورة مشرفة عن المشاركات الرسمية للمملكة والوفود الممثلة لها، ويشمل ذلك على وجه خاص ما يأتي: 1 - عقد اجتماع تنسيقي في المملكة بين الجهة المختصة والجهات المشاركة، وذلك قبل مدة كافية من موعد المشاركة، يحضره رئيس الوفد أو نائبه وجميع أعضاء الوفد، وإذا تعذر عقد الاجتماع في المملكة فينعقد خارج المملكة في أقرب وقت ممكن. ويهدف الاجتماع إلى تحقيق الآتي: أ‌ - دراسة جدول الأعمال الخاص بالاجتماعات. ب‌ - إيضاح الهدف من مشاركة الوفد وبحث أفضل السبل لتحقيقه. ج - تحديد الموقف الذي يجب اتخاذه أثناء مشاركة الوفد. د - توزيع الأدوار بين أعضاء الوفد كل بحسب اختصاصه. هـ - تحديد مهمات سكرتارية الوفد. 2 - تعد سكرتارية الوفد ملفًا يحوي الوثائق والمعلومات الخاصة بموضوع الاجتماع وتزود به أعضاء الوفد. 3 - تتولى الجهة المختصة ترتيب مواعيد سفر الوفد، وتبلّغ وزارة الخارجية بها كي تقوم بإبلاغ البعثة في الدولة المضيفة. 4 - تقدم البعثة التسهيلات اللازمة للوفد.