اللائحة الموحدة للوثائق والمحفوظات الإدارية لعام 1437هـ

تشمل الوثائق والمخططات الإدارية نشاطات الوظائف الإدارية الآتية: ١- وثائق الموارد البشرية؛ وهي الوثائق التي يفيد بموجبها كل ما يتعلق بالوظيفة والموظف، بما في ذلك إجراءات التعيين والانتهاء، وصرف الرواتب والمكافآت، ومنح العلاوات والحوافز، والإجازات، والتفرية، والتنقل والإعارة والنضب والتكليف، وإنهاء الخدمة، وإعداد مشروع ميزانية البياب الأول، والتشكيلات الإدارية، وإجراءات تقارير الكفاية، وتسجيل الوظيفة وحركة الوظيفة، ونحو ذلك. ٢- وثائق التطوير الإداري؛ وهي الوثائق التي تنفذ بموجبها أعمال التطوير والتدريب الإداري في الجهاز الحكومي، وتحديد المهام والصلاحيات، والهياكل التنظيمية والوظيفية، واحتياجات منسوبي الجهاز الحكومي من تدريب أو تأهيل، والحقائم بالدورات التدريبية، ودراسة احتياجات الجهاز الحكومي من الموظفين، ونحو ذلك. ٣- وثائق الاتصالات الإدارية: وهي الوثائق التي تتوثق بموجبها الأعمال الواردة أو الصادرة، وما يلحق بها من بيانات تسليم وتسلم، ونحو ذلك. ٤- وثائق العلاقات العامة والإعلام: وهي الوثائق التي بموجبها يتم تنفيذ برامج النشاط الإعلامي والإعلامي والثقافي والتوعوي والإجتماعية، ومتابعة ما ينشر في وسائل الإعلام المختلفة عن الجهات الحكومية والرد عليها، واستقبال الزوار والوفود، ونحو ذلك. ٥- وثائق الخدمات: وهي الوثائق التي بموجبها يتم تقديم الخدمات اللازمة لمنشئ الجهاز الحكومي والعاملين فيه، ومنها حركة السيارات والمواقف، وتنفيذ صيانة وتشغيل المبنى ومرافقه ونظافته والإشراف عليها، ونقل وإيصال الطرود والمواد الأخرى الخاصة بالجهاز الحكومي، ونحو ذلك. ٦- وثائق الأمن والسلامة: وهي الوثائق التي يتم تنظيم أعمال الحراسة الأمنية للمبنى ومرافقه، وتوفير وسائل السلامة لحماية المرافق من الكوارث أو السرقات أو التعديات، ونحو ذلك. ٧- وثائق إعداد الأنظمة والاستشارات القانونية: وهي الوثائق التي بموجبها يتم إبداء الرأي القانوني للجهات الحكومي في مسألة معينة، أو إبداء رأيه حيال قضية قائمة منه أو ضده، أو إجراء دراسة أو بحث لمعالجة موضوع محدد، أو صياغة العقود ومراجعتها، أو إعداد أو دراسة الاتفاقيات والأنظمة والوثائق والتعليمات التنظيمية الخاصة بها، وتعديلاتها، أو تفسيرها، ونحو ذلك. ٨- وثائق المتابعة الإدارية: وهي الوثائق التي بموجبها يتم إجراء التحقيق في المخالفات التي ترتكب في الجهاز الحكومي، ومتابعة أسباب القصور أو التهاون في أداء العمل، ومراقبة الوقائع الدوام، ونحو ذلك. ٩- وثائق مركز الوثائق: وهي الوثائق التي بموجبها يتم جمع الوثائق والمحفوظات والمطبوعات والمنشورات الخاصة بالجهاز الحكومي، وتنظيمها والمحافظة عليها وتسهيل الوصول إليها، وإتلافها أوترحيلها، ونحو ذلك. ١٠ - وثائق التخطيط؛ وهي الوثائق التي بموجبها تتم دراسة وإعداد الخطط الاستراتيجية اللازمة لرفع كفاءة الجهاز الحكومي، وتحديد احتياجاته في الميزانية من المباني والمشروعات والوظائف لسنوات قادمة، ونحو ذلك. ١١ - وثائق المعلومات؛ وهي الوثائق التي بموجبها تتم عمليات التحليل وجمع المعلومات وتصميم البرامج الحاسوبية، وتوفير الأجهزة والأنظمة البرمجية التي يتحقق بها ميكنة عمل الجهاز الحكومي وتطويره، وصيانة وتشغيل الشبكات والأجهزة الحاسوبية، ونحو ذلك. ١٢ - وثائق الترجمة؛ وهي الوثائق التي تترجم بموجبها الوثائق والمطبوعات التي تدخل في اختصاص الجهاز الحكومي، ونحو ذلك. ١٣ - وثائق الإصدارات؛ وهي الوثائق التي بموجبها يتم جمع المعلومات الإحصائية والبيانات والتقارير النهائية المتعلقة بأعمال الجهاز الحكومي، ونحو ذلك. ١٤ - وثائق التشغيل والصيانة؛ وهي الوثائق التي بموجبها يتم تنفيذ أو متابعة أعمال صيانة وتشغيل مباني ومرافق الجهاز الحكومي، ونحو ذلك. ١٥ - وثائق الإسكان؛ وهي الوثائق التي بموجبها يتم إشراف على المباني المخصصة لإسكان الجهاز الحكومي، من حيث تجهيزها وصيانتها وحراستها، ونحو ذلك. ١٦ - وثائق العقارات والمرافق؛ وهي الوثائق المتعلقة بالعقارات المرتبطة بالجهاز الحكومي من أرائض ومبان ومرافق، ونحو ذلك. ١٧ - وثائق المكتبات؛ وهي الوثائق التي يتم بموجبها تمم عمليات طباعة المطلوبات والمنشرات والمجلات التي تخص الجهاز الحكومي، وتحديد احتياجات الطباعة من المواد والأدوات والأجهزة اللازمة، ونحو ذلك. ١٨ - وثائق المكتبيات؛ وهي الوثائق التي يتم بموجبها جمع واقتناء الكتب والمطبوعات ومصادر المعلومات الأخرى وإعارتها، وتأمين ما يلزم لها من أدوات وتقنيات، ونحو ذلك. ١٩ - وثائق المجالس والهيئات واللجان: وهي الوثائق التي يتم بموجبها ترشيح وتشكيل أعضاء المجالس واللجان وتحديد مواعيد وجداول أعمال الاجتماعات، وانتهائها مدة عضويهم، وما يصدر عنها من محاضر وتوصيات وقرارات، ونحو ذلك. ٢٠ - وثائق الندوات والمؤتمرات: وهي الوثائق التي بموجبها يتم إقامة ندوة أو مؤتمر، وتحديد محاوره، والدعوة إليه، والمشاركة فيه. أو المتعلقة بالمشاركة في الندوات والمؤتمرات المحلية والخارجية والتوصيات والمقررات التي تنتج من هذه الفعاليات، والمحاضرات التي تلقي فيها، ونحو ذلك. ٢١ - وثائق التدريب والابتكار: وهي الوثائق التي بموجبها يتم رفع مستوى الموظف العلمي والعملي من خلال بدورات تدريبية، أو ابتكاته في الداخل أو الخارج، ونحو ذلك.