اللائحة الموحدة للوثائق والمحفوظات الإدارية لعام 1437هـ
المادة الثانية عشرةساري المفعولالسعوديةAdministrative Decision
- المرجع:
- 54
صادر عن National Center for Archives and Records (ncar.gov.sa)
مع مراعاة قواعد الحفظ في ملفات الموظفين - الواردة في البند (رابعا) من لائحة الحفظ - تنظم الوثائق الخاصة بالموظف وفقا لما يأتي:
تصنيف الوثائق في الملف الإلكتروني أو الورقي بحسب الفئات الآتية:
الفئة الأولى: وثائق وشأن التدريب الوظيفي، وتتضمن وثائق التعيين والترقية ونهاية الخدمة وبيان الخدمة وما يرتبط بها من وثائق.
الفئة الثانية: وثائق المعونات والمكافآت والبدلات والتعويضات.
الفئة الثالثة: وثائق حركة الموظف كالمال و التكليف والنضب والإعارة.
الفئة الرابعة: وثائق الإجازات على أنواعها.
الفئة الخامسة: وثائق الأداء والسلوك الوظيفي للكتابير وخطابات الشكر أو العقوبات التأديبية ونحو ذلك.
الفئة السادسة: وثائق إعداد وتأهيل الموظف التي تتعلق بالتدريب والدراسة.
الفئة السابعة: وثائق مشاركات الموظف في الاجتماعات والمؤتمرات والحلقات واللجان وفرق العمل ونحوها.
الفئة الثامنة: الوثائق الأخرى المتعلقة بالموظف التي يتطلب حفظها في ملفه.
٢- ينظم ملف الموظف (الورقي) وفقا لما يأتي:
أ- تدون أسماء الضفات المشار إليها في الفقرة (١) من هذه المادة في قائمة تثبت على الغلاف الملف الملف من الداخل، ويغطي كل منها رقما خاصا به يحسب ترتيبها التسلسلي الذي تثبت به في بطاقة فاصل الملف.
ب- تحفظ وثائق حسب هذه الضفات ويقفل بينها بفواصل يوضح عليها رقم قفلة الوثائق التي تحفظ تحتها.
ج- يوضع تحت كل فاصل فهرس فيه وثائق الفئة المتعلقة به بدءا بأقدم الوثائق، ويتضمن الفهرس عددا مسلسلا ورقم الوثيقة وترابيحها ومصدرها وعدد مرافقاتها وموضوعها ومدة حفظها و رقم بيان إتلافها وتاريخه.
لم يُسجّل تاريخ التحديث بعد