Regulations on Official Communications and the Preservation of Documents and their Information 2024

تُنشر هذه الالئحة يف اجلريدة الر6سمية، وت€صبح نافذة بعد (مائة وثمانني) يوماً من تاريخ نشرها. ثالثون: مالحق الالئحة ): منوذج ا6سرت7شادي لتنظيم 7شكل الر6سالة العام.1( ملحق رقم-1 .): منوذج فهر6س املرافقات2( ملحق رقم-2 .): �إيضاحات حول ا6ستخدام منوذج فهر6س املعامالت3( ملحق رقم-3 )ملحق رقم (1 اململكة العربية ال~سعودية الرمز ( الرقم: التاريخ: املرفقات: ب~سم اهلل الرحمن الرحيم Sسم2 * Sسم2 :مقا6س الشعار مقطع املر6سل �إليه ا6سم املركز الوظيفي ا6سم امل~س�ؤول بداية املقطع الأول من الر6سالة بداية املقطع الثاين من الر6سالة �إن وجد الفقرات التابعة للمقطع �إن وجدت مقطع التحية حتية اخلتام املو9ضوع: )ملحق رقم (2 عدد نوع املرافق جهة 8صدوره رقمه تاريخه عدد ال€صفحات �أو الكمية ترتيبه يف املرافقات اال6سم والتوقيع تابع ملحق رقم (2) مثال لكيفية تعبئة النموذج: عدد نوع املرافق جهة 8صدوره رقمه تاريخه عدد ال€صفحات �أو الكمية ترتيبه يف املرافقات اال6سم والتوقيع 1خطاب وزارة ...100هـ1414/1/2 �أحمد (التوقيع) 2حمضر �إدارة ...200هـ1414/2/3 خالد (التوقيع) معاملة مضافة وزارة ...300هـ1414/3/4 عبدالعزيز (التوقيع) 4قرار وزارة ...400هـ1414/4/5 5تقرير م~ستشفى--هـ1414/5/6 6حمضر جلنة--هـ1414/10/5 8صورة 7شخ€صية--- 8كتاب- 96سكني- عبدالعزيز حممد (التوقيع) قرارات وأنظمة م2024 فبراير9 هـ1445 رجب28 الجمعة 5019 العدد102 السنة16 قرارات مجلس الوزراء الئحة االتصاالت الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها .. تتمة ملحق رقم (3) �إيضاحات حول ا6ستخدام منوذج فهر6س املعامالت أوالً: استيفاء بيانات منوذج الفهرس: حقل العدد: يدون فيه العدد الت~سل~سلي للمرافقات.-1 حقل نوع املرافق: يدون فيه نوع الوثيقة املرافقة (خطاب، �أو حمضر، �أو قرار، �أو نقود، �أو 8صور-2 .)فوتوغرافية 7شخ€صية، �أو غري ذلك حقل جهة ال€صدور: يدون فيه ا6سم اجلهة التي 8صدرت منها الوثيقة.-3 . حقل الرقم: يدون فيه رقم الوثيقة �إن وجد-4 . حقل التاريخ: يدون فيه تاريخ الوثيقة �إن وجد-5 حقل عدد ال€صفحات �أو الكمية: يدون فيه عدد 8صفحات النوع الواحد، مثل: خطاب من 8صفحتني �أو-٦ .�أكرث، �أو حمضر من 8صفحتني �أو �أكرث، �أو عدد املرافقات العينية مثل الكتب، والآالت حقل ترتيب املرافق: يدون فيه ترتيب املرافق يف ت~سل~سل املرافقات املحدد يف احلقل. ف�إذا كان اخلطاب -7 ،)، ويليه حمضر من 8صفحتني٣-١( من ثالث 8صفحات، وهو يحتل الرتتيب الأول فيدون الرتتيب ). ويدون خلف كل 8صفحة رقمها يف ت~سل~سل املرافقات، وهكذا.٤-٥( فيدون الرتتيب حقل اال6سم والتوقيع: يدون فيه ا6سم وتوقيع مَنْ دوَّنَ معلومات املرافق يف منوذج الفهر6س �أو �أ9ضاف -8 �إليه مرافقات �أخرى، وللمدون �أال يكرر ا6سمه وتوقيعه، و�أن يكتفي ب~سحب خط من �أول حقل قام بالتدوين فيه �إىل �آخر حقل. ثانياً: إرشادات: يجب �أن تكون املعلومات املدونة يف منوذج الفهر6س بخط وا9ضح، و�أن تكون داخل احلقول املخ€ص€صة -1 بقدر الإمكان. وال تعاد املعاملة يف حالة التجاوز الطفيف لتعبئة احلقول الذي ال ي�ؤثر يف 7شكل الفهر6س ومعلوماته. ال يشرتط يف تعبئة حقول الفهر6س لون حمدد للخط، وال تعاد املعاملة ب~سبب تغري لون اخلط �أو لون -2 .الورق امل~ستخدم للفهر6س �إذا مل يحمل املرافق رقماً �أو تاريخاً فيدوّن يف احلقل املخ€ص€ص له عبارة (بدون).-3 ، ال تعدل بيانات منوذج الفهر6س 6سواءً بالطام~س �أو بغريه �إال يف حاالت حمدودة كت€صحيح حرف �أو رقم-4 .ومبا ال ي�ؤثر يف حمتوى املعلومات، ويدون ا6سم من قام بذلك وتوقيعه �إذا كان املرافق 8صوراً مكررة للأ8صل مبا فيها ال€صور الكربونية، فيكتفى بت~سجيل الأ8صل، وال حتت~سب -٥ .ال€صور املكررة من 9ضمن املرافقات ما مل تتضمن معلومات �إ9ضافية عما ورد يف الأ8صل -كال~سجل �أو الكتاب �أو املطبوع �أو دفاتر الوقوعات ونحوها- املرافقات التي تتكون من ملزمة واحدة-6 .يعطى كل واحد منها رقماً يف عدد املرافقات، ويو9ضح نوعها يف حقل النوع �إذا كان من 9ضمن املرافقات �أ8صل 8صك 7شرعي �أو �أ8صل �أمر 6سامٍ �أو �أ8صل قرار، فيو9ضح ذلك يف نوع -7 .املرافق �إذا كان من 9ضمن املرافقات 8صك 7شرعي �أو جواز 6سفر �أو دفرت �إقامة �أو 8صور فوتوغرافية �أو كروت �أو -8 كالأختام �أو الأ6سطوانات املضغوطة �أو الذاكرات املحمولة �أو املجوهرات- 7شيك �أو نقود �أو مواد 8صلبة فتو9ضع داخل ظرف �أو �أي وعاء حفظ منا6سب لها، وتدون عليه املعلومات الالزمة عنها، -ونحوها كعددها ونوعها ورقمها يف املرفقات، ورقم اخلطاب الذي تتبع له. املعامالت الواردة العاجلة التي يتضح عليها ملحوظات يف منوذج الفهر6س �أو املرافقات، تعر9ض على -9 امل~س�ؤول عن وحدة الت~سلم يف اجلهة امل~ستقبلة ليتخذ الإجراء املن