قواعد واجراءات المستودعات الحكومية المحدثة لعام 1441هـ

١. في حال تفرغ بيع الأصفاف المرجعة، سواء أما من تلك التي يصعب نفاؤها إرهاصها من موافق استحذاذها، تبيع على الجهة أولى عرض بإنابت على أصفاف على موقعها الإلكتروني، لتكون الجهات الحكومية الأخرى من المستفيدة منها. مع تحديد ميزة لجهات الحكومية لمضاعفة عن رعتها في تلك الأصفاف، ويتم صرف أصفاف للجهات تحتاج بعد الحصول على موافقة الديوان العام للمحاسبة بموجب طلب صرف موازير فريق (ب) يتم إعداده من قبل الجهة المصروفة لها الأصفاف، ويجري توزيعه لحكام الجهات العامة (العاشرة) من هذه القواعد باستثناء ما يتعلق بالقيود في بطاقات الهدم (ب) التي لوبيتها في هذه الحالة. ٢. في حال عدم ورود طلب من الجهات الحكومية الأخرى عن حاجتها لتلك الأصفاف أو بضائع خلال الممدة المحددة، جاء في ظرف الموازنة العامة، وفقا لمتطلبات والمستفات والمستثمرون ويتم تزويد الجهة المصروفة منها ببطاقة صرف تتيح للجهات التي تحتاج إلى الأصفاف أو بضائع مصروفة في النظام الإلكتروني التالي. ج. تسلم نسخة من مستند صرف أصفاف المرجعة في القسم الخاص بمستودع في النظام التالي. د. تحض نسخة من مستند صرف الرجع في الإدارة المختصة بالبيع في الجهة إنشاريا لها بتسليم الأصناف للمشتري. ٣. في حال لم ينضم أحد للمزايدة بعد اليانع، جاز للجهة بيع أو منح، أصناف الرجع وفقا للأحكام العامة (الثالثة والثانية) من نظام المنافسات والمشتريات الحكومية، على أن يتم إشعار الديوان العام للمنافسة بذلك. إتلاف الأصناف المرجعة يتعين إتلاف الأصناف المرجعة التي لم يتم استعادتها، أو بيعها، أو استبدالها، أو إتلافها، سواء ما أمكن نقله وإرجاعه، أو ما يصح نقله من موقع استخدامه، وذلك بعد أخذ موافقة السلعة المالية المختصة، وموافقة الديوان العام للمنافسة وفقا لتعميمه رقم (١١٢) بتاريخ ١٤٤١/٠٧/٢٤ه. وتحري عملية الإتلاف بموافقة لجنة تشكيل هذه الجهة عرض من ثلاثة أعضاء يكون من بينهم عضو من أخصائي الحال، وتتخذ قرار ذلك محل النظام الآلي بتنصبه نسخة من مستند صرف الأصناف المرجعة. ولإتلاف الأصناف التي يترتب عليها تعد الإدارة المختصة بصرف أصناف رجع (موجود رقم (١)) من خلال النظام الآلي بتسليم نسخة من محضر الإتلاف ووفقا لآتي: أ. تحض نسخة من مستند صرف أصناف الرجع في القسم الخاص بمستودع الرجع في النظام الآلي بعد تصدير الأصناف للإتلاف. ب. تعد إتلاف الأصناف. وجود نسخة من محضر الإتلاف لإدارة المستودعات من خلال النظام الآلي يتم إشعار الآتي: ت. تسليم نسخة من مستند صرف أصناف الرجع، ونسخة من محضر الإتلاف من خلال النظام الآلي إلى الإدارة للإشعار بها. ث. تسليم نسخة من مستند صرف أصناف الرجع، ونسخة من محضر الإتلاف ضمن ملف بطاقات مراقبة الصنف الخاصة بمستودع الرجع في النظام الآلي. ج. تحضت إدارة المستودعات في القسم الخاص بها في النظام الآلي بنسخة من مستند صرف أصناف الرجع، ونسخة من محضر الإتلاف. الرقابة المستدعية تنقسم الرقابة على المستودعات إلى رقابة داخلية ورقابة خارجية. ١. الرقابة الداخلية: وتشمل فيما تقدمه هذه القواعد من أحكام تتعلق بالاوحى الفنية والتشغيلية والرقابة، وتعتبر إدارة المستودعات وإدارات، أو أقسام، أو وحدات مراقبة المخزون وإدارة، أو وحدة المراجعة الداخلية في الجهة، هي القائمة بأعمال هذه الرقابة. ٢. الرقابة الخارجية: يقوم الديوان العام للمساحة بمتابعة أعمال المستودعات الحكومية، وتنظيمها وفقا لأحكام المبادئ المستودعات من هذه القواعد. الرقابة على المخزون يتعين على السلطة المختصة إشراف إدارة أو قسم، أو وحدة مستقلة لمراقبة المخزون بتنظيم الوصول إلى هذه، ويوجب للجهات الحكومية ذات الفروع المتعددة إنشاء أقسام أو وحدات مراقبة المخزون بها، ووضع لجمع العمل، ومتابعة، والاتفاق مع الديوان العام للمساحة. اقتصاصات إدارة، أو قسم، أو وحدة مراقبة المخزون ١. الرقابة على الضمانات المستودعات، وتعريف الضوابط، وحدات الصيانة، والوثائق، من خلال نطاقات مراقبة الضوابط المنظمة للأنشطة التي تتصويت في تلك البطاقات المستودعات الموحدة، ووفقا للنماد المستودعية المعتمدة هي هذه القواعد. ٢. قيود من خلال النظام الآلي في بطاقات المستودعية المصروفة، كهذه شخصية للموظفين، والإدارات، والموافقين، والقياس، والموافقين. ٣. أرشيف المستندات الموحدة للقيود الإلكترونية ضمن ملفات العمليات التابعة لها في النظام الآلي. ٤. القيام بكل ما يتعلق بإجراءات التسويات القيدية الآلية في بطاقات مراقبة الصنف، وبطاقات العهد، ومتابعة ما يطرأ عليها في النظام الآلي. ٥. إجراء مطابقة على فترات دورية للواردة في بطاقات مراقبة الصنف.