قواعد واجراءات المستودعات الحكومية المحدثة لعام 1441هـ

تعد لجنة الجرد استمارة جرد (11) والمحاضر، والتقارير النهائية بجد المستندات من خلال النظام الذي، وبعد استيفاء الإجراءات النظامية يتم إتخاذ الآتي: ١. ترسل من خلال النظام الآلي نسخة من استمارات الجرد، والمحاضر، والتقارير النهائية إلى الديوان العام للمحاسبة. ٢. ترسل من خلال النظام الآلي نسخة من استمارات الجرد، والمحاضر، والتقارير النهائية إلى إدارة المالية. ٣. ترسل من خلال النظام الآلي نسخة من استمارات الجرد، والمحاضر، والتقارير النهائية إلى إدارة المشتريات. ٤. ترسل من خلال النظام الآلي نسخة من استمارات الجرد، والمحاضر، والتقارير النهائية إلى إدارة المخزون. أو قسمه، أو وحدة المشتريات. ٥. يختص (من المشتري أو مجهز) في القسم الخاص بالمستودع في النظام الآلي بنسخة من استمارات الجرد والمحاضر والتقارير النهائية الخاصة به المستخرجة من النظام الآلي. ٦. تحظى لجنة الجرد بنسخة من استمارات الجرد والتقارير الخاصة بها المستخرجة من النظام الآلي. رقابة الديوان العام للمستودعات ١. إدراج الدراسات والبحوث في مجال تطوير المستودعات وإصدار إرشادات عامة لتنظيم المخزون. ٢. إعداد دليل بالأصناف الشائعة المستخدمة للأجهزة المالية والإدارية في هذا المحل. ٣. التنسيق والتعاون مع الجهات ذات الاختصاص في وضع برامج التدريب في مجال المستودعات. ٤. ممارسة سائر المسؤوليات والاختصصات الأخرى المنوطة به وفقا لأحكام هذه القواعد. ٥. إعداد تقارير شاملة بكافة النتائج التي تسفر عنها أعمال الرقابة على المستودعات، ومتابعة ما تم اتخاذه من إجراءات هي الجهات المشمولة بالرقابة لمعالجتها وفقا للأنظمة والتعليمات الصادرة بهذا الخصوص. ١. التحقق من الآتي: أ. مدى مناسبة مواقع المستودعات. ب. مدى التزام الجهة بالطبق الكامل لمستودعاتها وفقا للتعليمات الصادرة. ج. مدى ملائمة المستودعات (الأرضية - المساحة - التهوية - الإضاءة - النظافة) لنوعية المخزون، ومحاولة كافة طرق التخزين، ووسائل الحفظ، والصيانة. د. مدى الالتزام بوسائل السلامة، ووقاية في المستودعات، وفقا لتعليمات الدفاع المدني، والمواصفات القياسية للترتيبات الكيربانية. ه. مدى كفاءة تجهيزات التخزين، ومعدات المناولة. و. مدى وجود أصناف مكدسة، ووضع أسيابها مع الجهة، والإجراءات المتخذة للاستفادة، أو التلف منها، ووضع تخاريفها. ز. مدى كفاءة العنصر البشري في المستودعات. أولا: بالنسبة للمستودعات: يتعين على (أمين المستودع)، أو ما يقوم مقامه المسؤول عن إبلاغ إدارة المستودعات، أو يجب عليه تنفيذ مدارج أو الطلب، يرفعه إلى السلطة الإدارية المختصة لترشيد ما يلزم، وتشغيل لجنة متابعة وتحقيق من تلاسته أعلى الأقل يكون من بين أعضائها عضو من إدارة، أو قسم، أو وحدة مراقبة المخزون، وأخر فني إن اقتضى الحال، لتكون بالتالي: ١. جرد الأصناف والوقي فيها للحدات لحصر المفقود، أو التالف منها، وكيفيتها، وإنبات قيمتها من واقع الأسعار المدونة في بطاقات مراقبة الصنف، أو مستندات استلام الرسمية. ٢. تفصي أسباب التلف، أو الفقد، معا إذا كان ذلك نتيجة إهمال، أو تقصير، أو أية عوارض أخرى طارئة، مع تحديد مسؤولية المقصر، أو المتسبب. ٣. تعد اللجنة تقريرا بنتائج التحقيق، والتوصيات اللازمة، ثم ترفع التقرير مع كافة الأدلة والمتعلقة بالموضوع إلى السلطة المختصة لإبداء رأيها. ٤. تحال جميع الظروف الخاصة بالموضوع بعد ذلك إلى وزارة المالية، لاتخاذ القرار النهائي في هذا الشأن، مع مراعاة إعطاء الديوان العام للمناسبة بالموضوع. ٥. في حال وجود تنية مالية على المتسبب، يتعين عليه تصديد قيمة الأصناف المفقودة، أو المفقودة على أي من صفات تلك الأصناف من عهده أمين المستودع. ٦. أو معذور الجهة التي كل من بضاعت الأصناف، ومطالعات مراقبة الصنف، بموجب الأوراق الخاصة بموضوع العقد أو تلك الموجودة. ومخططا أوراقا مثبة. تأنيا: بالسنة لعيد الإيرادات أو الإقسام أو العهد الشخصية: يقوم المورد المسؤول بإعداد تقرير عن العهد المفتش المخصصة لاتخاذ ما كان ذلك نتيجة سوء استخدام أو انقضاء أو تلف الصنف الخاص، وعملا بها كان ذلك نتيجة سوء استخدام أو انقضاء أو تلف الصنف.