قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية المحدثة لعام 1442هـ

يتم إتلاف الأصناف المرجعة التي لم ينبس استعمالها، أو إصلاحها، أو أسقطها، أو أستفادة منها، سواء ما أمكن نقله وإرجاعه، أو ما يصعب نقله من موضع استخدام، وذلك بعد أخذ موافقة السلعة المالية المختصة، وموافقة الديوان العام للمحاسبة وفقا لتعميمه رقم (١٤١/٢٦٤ه) ١٤١ه. وتحمل عملية الإتلاف بمرجعية لجنة تشكيل هذه اللجنة لهذا الغرض من ثلاثة أعضاء يكون من بينهم عضو في أقسام الحال، ويتعد مذكر يدخل من خلال النظام ويستند من مستند صرف الأصناف المرجعة. ويلتزم الأصناف التي تقرر إتلافها مستند صرف أصناف رجيع (نموذج رقم (١)) من خلال النظام الذي تسجل فيه من إدارة المستودعات للإجراءات وفقا للآتي: ١. تترسل نسخة من مستند صرف الأصناف المرجعة في القسم الخاص بمستودع الرجيع في النظام الآلي بعد صرف الأصناف المرجعة من خلال ٢. ترسل نسخة من مستند صرف الأصناف المرجعة، ونسخة من محضر الإتلاف من خلال النظام الآلي إلى إدارة المالية بالصرف، ونسخة من محضر الإتلاف من خلال النظام الآلي إلى قسم المحاسبة المختص، لإجراء التثبيطات القضائية اللازمة في بطاقات مرافقة الصنف (نموذج رقم (٥)، وخطط مرافقة الصنف National Center ٢. الرقابة الخارجية يقوم الديوان العام للمحاسبة بمراقبة أعمال المستودعات الحكومية، وتنظيمها وفقا للأحكام العامة (السابعة والعشرين) من هذه القواعد. الرقابة على المخزون تبعين على السلطة المختصة في الجهة إنشاء إدارة، أو قسم، أو وحدة مستقلة لمراقبة المخزون ترتبط بالمستوى الأول في الجهة، وبحوز للجهات الحكومية ذات الفرع المتعددة إنشاء اقسام أو وحدات مراقبة المخزون بها، وفقا لجمع العمل، وممثليها، بالتفاهم مع الديوان العام للمحاسبة. اختصاصات إدارة أو قسم، أو وحدة مراقبة المخزون ١. الرقابة على الأصناف في المستودعات، وعرض المخزون، وعرض الطوارئ، ووحدات الصيانة، والورنيش، من خلال مضايف مراقبة الأصناف المتطابقة، ووضع التصنيفات المتسوية في تلك المضايف أثناء المحصودات الموحدة، ووضع للمخزون المستودعية المعتمدة هي هذه المخزون. ٢. المفيد من خلال النظام الذي يتطلبها العمل (لأصناف المستديمة المصروفة كعهدة شخصية للموظفين، والإدارات، والمؤسسات، والموافق الثابتة للجهة. ٣. أرشفة المستندات الموحدة للقيود ضمن مضايف المراقبة المالية لها في القسم التالي. ٤. القيام بكل باحرات التثبيت المعتمدة التي في بطاقات مراقبة الصنف. ٥. إجراء مطابقة على تلك المخزون للورنيشية الخاصة بالصنف ضمني تلك الورنيشية في بطاقات المخزون، مع ضبط المطابقات التي يطلب اللجوء إليها عند الحاجة. ٦. حصر ومتابعة إدخال المستودع رقم (٧)، ومخازن المستودع رقم (٣)، وطلبات صرف المواد (نموذج رقم (٧)) التي يدرجها من خلال النظام الذي تسلمه على هذه الجهة. ٧. حصر ومتابعة استمارات الواردات الصادرة من المستودعات الجهة، بموجب تقارير تفرق ضمن بيانات واستمارات الواردات المعتمدة في الجهة. ٨. تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات والمعلومات المستودعية للزمة في حال حدوث عجز، أو فقد، أو تلف، أو غير ذلك كتكفير الاختجاعات السنوية. ٩. الاشتراك مع لجان تحديد المعدلات الخاصة بتموين عرف اليمداد، والطوارئ، والموافق، ومع لجان أخرى حسب الحال. ١. خصائص البيانات الخاصة بالراد، والمكذوس من المذون، وإياد التوصيات بشأنها. ٢. إجراء ما يلزم بشأن التضافة، أو صرفها مباشرة. ٣. إجراء مطابقة شهرية للضفاف لتعرض الضفاف مع ما يقابلها من أرضية مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف، للتحقق من انطباع القيود. ٤. أحد من عدد الضفاف المشتاهة ولهما المقابيس التي تصبحا الهيئة السعودية للمواصفات والمقومات والوجودة. ٥. إعداد بيانات عن قيمة العزير، والبلاد في أرضية الأصناف، وتفاصيلها. ٦. دراسة تقارير الجرد، واستخراج أرضية المخزون من خلال النظام الآلي، ووضع قيمة لها في نهاية كل سنة مالية. ٧. إجراء لسازات لتحديد مبيعات التنزين المناسبة، وتحديد الكيمة الاقتصادية للتنزين، لتنفيذ النقوص، أو الزيادة في الأصناف. مستويات التخزين: ١. الحد الأدنى: وهو المستوى الذي يبيق عنده المخزون من، وينطبق في المستوى، ويطبق تحديد الحد الأدنى لرصيد الصنف في المستودع منها: أهمية الصنف. طبيعة الصنف. تكلفة الصنف. تكلفة الشحن، والنقل، والتخزين. معدلات استهلاك الصنف. ٢. حد الطلب: وهو مستوى المخزون من الصنف الذي يجب إعادته طلب ذلك الصنف للمستودع قبل هبوط المخزون منه إلى مستوى الحد الأدنى، ويتوقف تحديد نقطة إعاداة الطلب على عدة عوامل منها: * معدل الاستخدام اليومي. * طول فترة التوريد.