لائحة الجرد والمحاسبة لعام 1436هـ

إجراءات جرد المستودعات والعهد العينية على لجان جرد المستودعات والعهد العينية عند الجرد : ١ - إجراء مراجعة بعض عمليات القيد الخاصة بالصنف المرمز جرده من حيث الاستلام والصرف والإرجاع وذلك بمطابقة بيانات مستندات القيد على البيانات الخاصة بالصنف الواردة في السجلات الآلية أو البطاقات المستودعية . والتأكد من ان تطابق من النظام القيد بها أولا بأول ، واتفاقها مع ما ورد في قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية أو الأنظمة والتعليمات الصادرة بهذا الخصوص . (١) البطاقات المستودعية : هي البطاقات المنصوص عليها في قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية . ب - بعد قفل القيد بالنسبة للصفوف المجمع جردها، يرعى صنف هذا الصنف ترتيبه واحدة أي كان موقعه، وييكون جرد الأصناف صنفا صنفا حسب ترتيب وضعها في المستودع لتسهيل حصر جميع الأصناف الموجودة فعلا، وتجرد الأصناف بما بعدها أو وزنها أو قياسها حسب إثباتها في السجلات الآلية أو بطاقات الصنف، وعلى القائم بالجرد مراعاة التأشير أو التوثيق مع ذكر التاريخ في الحقول المختصة بالسجلات الآلية أو بطاقات الصنف لكل صنف يتم جرده بما يفيد إتمام هذا الجرد. ج - تسجل إجراءات الجرد في استمارة الجرد (نموذج رقم٧ المرفق)، وذلك بإثبات اسم كل صنف ورقمه إن وجد وبيان وحدته، والموجود الفعلي منه من واقع الجرد ورصيده القيذي من واقع السجلات الآلية أو بطاقات الصنف والفارق بين الموجود الفعلي والرصيد القيذي. د - بالنسبة للمستودعات التي تعمل بأسلوب البطاقات، تراعي لجان الجرد الاتصال بإدارة أو قسم مراقبة المخزون للجهة العامل على مطابقة الأصناف المستلمة في استمارات الجرد على المقيد في بطاقات مراقبة الصنف وبطاقات العهدة في تاريخ الجرد وحصر الفروقات أو الملاحظات إن وجدت في بيانات يتم إرفاقها باستمارات الجرد وإيضاح مبررات وجودها. ه - تتحقق اللجان من أن إدارة أو قسم مراقبة المخزون في المستودعات الرئيسية تقوم بتفيد اختصاصاتها و التعليمات المنسوبة في قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية أو الأنظمة والتعليمات الصادرة بشأنها. و - تتحقق اللجان من وجود ضوابط وتعليمات محددة لتنظيم وترشيد استخدام السيارات التابعة للجهة وفقا لما ورد بقرار مجلس الخدمة المدنية رقم (٥٨١/١) وتاريخ ١٤١٩/٩/١٨. ز - تقوم لجان الجرد بفحص ومراجعة الآلية للعهد الشخصية الأصناف المستديمة أو البطاقات الخاصة بها للتأكد من سلامة الإجراءات والقيود المستديمة لتلك العهد، والتثبيت من الآتي: ١ - أن العهد الشخصية التي تبلغ قيمتها خمسة آلاف ريال فاكثر وكذلك جميع الأصناف المستديمة المصروفة من المستودع سواء المركبة منها أو المنقولة والتي لا تقل قيمتها عن هذا الحد يتم جردها بموجب أمر من ذوي الخبرة ممن يختاره مدير الإدارة أو رئيس القسم من غير الموظف بهممة الإشراف على تلك الأصناف أو المحاظة عليها، مع التأكد من أن إجراءات تسوية الزيادة أو العجز التي يكشف عنها ذلك الجرد تتم في أوقاتها وأن التقارير والمحاضر الخاصة بجرد تلك العهد والأصناف يتم حفظها بياضية في إدارة المستودعات أو في الإدارة التي تعامل اختصاصاتها، ويتعين على لجان الجرد التحقق من سلامة إجراءات الجرد التي تم في أوقاتها وأن التقارير والمحاضر الخاصة بجرد تلك العهد والأصناف المستديمة بها. ٢ - أن الموظف المسؤول عن السجلات الآلية للعهد الشخصية يحصل في نهاية كل سنة على إقرارات من جميع أصحاب العهد لديهم فعلا وبحالة جيدة، وتكتفي لجنة الجرد بمطابقة بعض الإقرارات على الثابت في السجلات الآلية لتلك العهد أو البطاقات الخاصة بها. ج - يتعين على لجان الجرد مراجعة أن يكون فلك أبواب المستودعات تحت إشرافهم عقب انتهاء العمل في كل يوم وكذا فتح تلك الأبواب في يوم العمل التالي وذلك حتى الانتهاء من عملية الجرد. ط - يجوز أن توكل مهمة إجراء الجرد الكلي للمستودعات الصغيرة الموجودة في الفروع والوحدات الفرعية إلى موظف أو أكثر من ذوي الخبرة من غير المعهود إليهم بعد أو المنوط بهم عمل ما يتعلق بتلك المستودعات.