لائحة الجرد والمحاسبة لعام 1436هـ

١ - يتم جرد موجودات الصندوق والمطابقة الآلية عن الفترة التي تبدأ من تاريخ آخر جرد ومطابقة آليه سبق إجراءها من قبل مندوبي ديوان المراقبة العامة أو من قبل لجنة جرد تم تشكيلها وفقا لما ورد في المادة (الثانية) من هذه اللائحة ، ويستدل على هذا التاريخ من واقع الامتلاح على نتيجة الجرد السابق لإجراء الجرد الممثلة والمصادق عليها في سجلات الجهة . ب - قبل بدء أعمال الجرد الموجودات الصندوق، يخلص أمين الصندوق بتبيئة البيانات المطلوبة في استمارة الاستعلام (نموذج رقم 1 مرفق) والتوقيع عليها، وتعتبره الاستمارة من مرفقات محضر الجرد . ج - يتم جرد موجودات الصندوق، وتحرر اللجنة محضرا بنتيجة هذا الجرد {}", نموذج رقم 2 في المراكز الرئيسية أو نموذج رقم 3 لفروع الجهة (مرفق) ؛ وعلى لجنة الجرد أن تتأكد من أنها قامت بجرد جميع المبالغ بما فيها الشيكات أو الأوراق ذات القيمة للصدندوق . د - يتمعين على لجنة الجرد الاطلاع على ما قد يكون لدى أمين الصندوق (باعتباره مندوب صرف)، من شقوقفات أو مسيرات للرواتب وما في حكمها وأن تستخرج منها كافة الاستحقاقات التي لم تصرف، على أن يشار إلى هذه الاستحقاقات في محضر الجرد، كما أنه يتمين على اللجنة جرد ما قد يكون في هذه أمين الصندوق من نقود السلف مستحيرة وتحرير المخزن اللازم بهذا الخصوص (نموذج رقم 4 مرفق) . ه - إذا ظهر للجنة أشياء الجرد أو من خلال استمارة الاستعلام وجد حساب مفتوح باسم الجهة أو باسم الصندوق لدى مؤسسة النقد أو أحد فروعها أو أحد البنوك، فعلى اللجنة أن تستفسر من تلك الجهات رسميا عن أرصدة حسابات الجهة في تاريخ الجرد ومقارنتها بمؤسسة النقد أو البنك المحتفظ بها لدى الجهة عن ذلك الحساب وتدوين ذلك في التقرير النهائي بنتايج الجرد وفي حساب باسم الصندوق يشار إلى ذلك كملحوظة ضمن تقرير اللجنة المذكور في الفقرة (1) من المادة (سابع) من هذه اللائحة، وذلك لتقوم الجهة باتخاذ الإجراءات اللازمة لتحويل الحساب باسمها . و - تقوم لجنة الجرد بتطبيق مفردات المحددة في جانب المقبوضات من سجل يومية الصندوق الدفتري أو الأمرومات وأمرومات إيصالات الاستلام ، وتطبيق مطالبة تفيد تقديم الصندوق على القيودات الخاصة بها في السجل الدفتري أو الآلي في سجل يومية الصندوق بالنسبة لصنادق المركز الرئيس للجبهة ، كما تقوم اللجنة بتطبيق المبالغ التي تم إيداعها خزينة مؤسسة النقد أو فروعهما والمقيدة في جانب المدفوعات من سجل يومية الصندوق الدفتري أو الآلي على إشعارات أو كشوفات الإيداع الواردة من مؤسسة النقد أو فروعهما ، وتطبيق مبالغ الحوالات المصروفة من صندوق الجهة في المركز الرئيس ، والمقيدة في جانب المدفوعات من سجل يومية الصندوق الدفتري أو الآلي أو سجل السلفة الدفتري أو الآلي على كشوفات مؤسسة النقد أو البنك عن حركة الحساب المذكور ، مع مراعاة حساب قيمة الشيكات المسلمة لأصحابها والتي لم تقدم صرف حتى تاريخ الجرد ، وعلى اللجنة أن توضح نتيجة هذه المطابقة في محاسبة الجرد بعد أن تتأكد من صحة الجمع والترحيل في سجل يومية المصروف أو سجل السلفة المستديمة الدفتري أو الآلي ومن أن جميع مستحقات و المصرف حتى لحظة الجرد قد تم قيامها في السجل المختص قبل تحديد قيمة الرصيد القبدي للصندوق . ز - في حال اكتشاف فرق بين الموجود النقدي للصندوق والرصيده القبدي سواء بالزيادة أو بالنقص ، أو ظهور اختلاف بين ما ورد من معلومات في استلام والمما ، و تكشف عند الجرد القيود فعلى لجنة الجرد تقصي أسباب ذلك والحصول على إفادات أمن الصندوق وغيره ممن علاقة بالأمر ، والعمل على توريض قيمة الزيادة في الموجود الدفتري عن الرصيد القبدي للصندوق ، وتحصيل قيمة العجز الحاصل بحسب مسؤوليته .