لائحة الجرد والمحاسبة لعام 1436هـ

١ - تعد لجنة الجرد تقريرا نهائيا بنتائج جرد موجودات الصندوق ونتايج الفحص والمطابقة من أصل وصورة واحدة على الأقل، ويوقع كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد على هذا التقرير ومرفقاته، كما تتم المصادقة على نتائج الجرد من الرئيس لأمين الصندوق، وتثبت هذه النتائج باختصار بسجل يومية الصندوق أو سجل المسدفنية الداخلي ويوقع بإقرار صحتها كل من أمين الصندوق وأعضاء لجنة الجرد، وبعد عرض هذا التقرير ومطالعات مدير الإدارة المالية أو من يقوم مقامه على المسؤول الذي أصدر قرار تشكيل لجنة الجرد لاتخاذ الإجراءات النظامية خلال الملاحظات والمخالفات والأخطاء التي تكشفت من خلال الجرد (إن وجدت)، يرسل أصل التقرير ومرفقاته إلى ديوان مراقبة العامة مع إيضاح الإجراءات التي اتخذتها اللجنة بهذا الخصوص، وذلك بعد لا يجاوز شهرا واحدا من تاريخ انتهائها العمل الجرد، وترسل صورة من التقرير ومرفقاته إلى مدير الإدارة المالية في الجهة التي يتجمع الصندوق بها، والموافقة المسؤول عن متابعة تنفيذ إجراءات اللجنة. ب - يتعين على لجنة الجرد في حال امتناع أمين الصندوق عن التوقيع على محاضر الجرد واستمارة الاستعلام أو التقارير النهائي للجرد أن تطلعه بتحدد ويزاح أسباب ذلك الامتناع تحريريا، وأن توضح اللجنة رأيها حيال جدية هذه الأسباب ضمن تقريرها النهائي. ج - على لجان الجرد أن تحصي على إنهاء أعمال الجرد في نفس اليوم الذي بدأت فيه، ولا تقوم بحتم الصندوق أو غرفة الصندوق والمناخذ الأخرى المبدئية لها إلا عند الضرورة القصوى، مثل عدم حضور أمين الصندوق حتى نهاية الدوام الرسمي أو تأجيل الجرد.