تنظيم مشاركة الوفود الرسمية المشتركة في الاجتماعات والمؤتمرات والمنتديات الخارجية لعام 1428هـ
المادة الثامنةالحالة غير معروفةالسعوديةAdministrative Decision
- المرجع:
- 248
صادر عن National Center for Archives and Records (ncar.gov.sa)
الإعداد لمشاركة الوفد:
تلتزم الجهة المختصة والجهات المشاركة - بالإضافة إلى جميع الجهات ذات العلاقة - بالإعداد الجيد والتنسيق والتعاون فيما بينها في سبيل إنجاح مهمة الوفد وتقديم صورة
مشرفة عن المشاركات الرسمية للمملكة والوفود الممثلــة لهـا،
ويشمـل ذلــك على وجـــه الخصــوص ما يلي:
أ - تعقد الجهة المختصة اجتماعاً تنسيقيًا في المملكة بين الجهات المشاركة، وذلك قبل مدة كافية من موعد الاجتماع أو المؤتمر أو المنتدى، يحضره رئيس الوفد أو نائبه وجميع أعضاء الوفد، وإذا تعذر عقد الاجتماع في المملكة لسبب خارج عن الإرادة فيتم عقده خارج المملكة في أقرب وقت ممكن.
ويهدف هذا الاجتماع إلى تحقيق الأهداف التالية:
1 - دراسة جدول الأعمال الخاص بالاجتماعات.
2 - إيضاح الهدف من مشاركة الوفد وبحث أفضل السبل لتحقيقه.
3- تحديد الموقف الذي يجب اتخاذه أثناء مشاركة الوفد.
4 - توزيع الأدوار بين أعضاء الوفد كل بحسب اختصاصه.
5- تحديد سكرتير للوفد.
ب - تعد سكرتارية الوفد ملفاً يحوي الوثائق والمعلومات الخاصة بموضوع الدعوة وتجعله متاحًا لأعضاء الوفد.
ج - تتولى الجهة المختصة ترتيب مواعيد سفر الوفد، وتبلغ وزارة الخارجية بها كي تقوم بدورها بإبلاغ ممثليات المملكة في الدولة مقر انعقاد الاجتماع أو المؤتمر أو المنتدى محل المشاركة.
د - تقوم ممثليات المملكة أو وفدها أو مكتبها الدائم في مقر انعقاد الاجتماع بتقديم التسهيلات المتاحة للوفد الرسمي.
لم يُسجّل تاريخ التحديث بعد