Regulations on Official Communications and the Preservation of Documents and their Information 2024

تقسم سجالت الوارد إلى ثالثة سجالت، تعطى الرموز (١،٢،٣) وفقاً للترتيب اآلتي: )، ويعطى للمرا6سالت الواردة التي يخت€ص بها مكتب الوزير �أو رئي~س اجلهاز امل~ستقل �أو من 1( الرمز رقم-1 .يف حكمهما، والتي تعالج يف املكتب نف~سه الأ6سا6سية - )، ويعطى للمرا6سالت الواردة املتعلقة باملهمات والوظائف والأنشطة2( الرمز رقم-2 . التي تعاجلها الوحدات الإدارية للجهاز-وامل~ساعدة )، ويعطى للمرا6سالت الواردة املتعلقة بالوظائف والأنشطة امل~ساعدة للجهاز، والتي 3( الرمز رقم-3 .تعاجلها الوحدات الإدارية امل~ساعدة يو9ضع رمز 6سجل املرا6سالت الواردة بعد رقم قيد الوارد ويف€صل بينهما بخط مائل.-4 . يبد�أ ت~سل~سل �أرقام قيود املرا6سالت الواردة لكل 6سجل من بداية العام وينتهي بنهايته-5 :المادة العشرون يجب أن تتضمن بيانات تسجيل الرسالة الواردة املعلومات اآلتية: حقل رقم قيد الوارد.-1 . حقل تاريخ قيد الوارد-2 . حقول رقم الر6سالة الواردة وتاريخها ورمزها-3 . حقل عدد املرافقات-4 . حقل ا6سم اجلهة التي وردت منها الر6سالة ورمزها �إن وجد-5 . حقل ا6سم الوحدة الإدارية املخت€صة مبعاجلة املو9ضوع ورمزها-6 . حقل �أ6سماء الوحدات التي زودت ب€صورة من الر6سالة الواردة-7 . حقل خال8صة املو9ضوع-8 . حقل رمز ت€صنيف املو9ضوع-9 . حقل رقم ال~سجل املدين للمواطن �أو رقم الإقامة �أو جواز ال~سفر للوافد �أو املقيم-10 . حقول الت~سديد برقم وتاريخ ال€صادر من اجلهاز الذي متت مبوجبه الإجابة على الر6سالة الواردة-11 ليتم الربط بينها وبني الر6سالة اجلديدة-�إن وجدت- حقول تدوين �أرقام املرا6سالت ال~سابقة-12 .ًمعلوماتيا حقول �إيضاح 8صفة الر6سالة من حيث ال~سرية �أو اال6ستعجال �أو الأهمية.-13 . حقل رقم بيان ت~سليم الر6سالة وتاريخه ووقته-14 :المادة الحادية والعشرون تُستقبل املراسالت الواردة وتوثق وفقاً ملا يأتي: الت�أكد من 8صحة توجيه الر6سالة الواردة، �أو �أنها ذات عالقة ب�أحد من~سوبيه.-1 الت�أكد من �أن الر6سالة الواردة م~ستكملة جلميع �إجراءات امل~س�ؤولية والتوثيق، كالتوقيع �أو اخلتم ورقم-٢ .ال€صادر وتاريخه �أن تكون معلومات املرافقات مطابقة لبيان الفهر6سة.-3 -فور ورودها �إليها- املرا6سالت الواردة من جهات �أجنبية ومل تفهر6س، تتوىل اجلهة املخت€صة با6ستقبالها-4 .فهر6ستها لإثبات مرافقاتها، وذلك وفقاً للمادة (الثامنة عشرة) من الالئحة مدوناً على الر6سالة يف املكان املخ€ص€ص له.-�إن وجد- �أن يكون رمز اجلهة املر6سلة-5 �أن تكون الر6سالة ومرافقاتها 6سليمة من التلوث وخالية من التمزق والتلف. ويف حالة وجود 7شيء من-٦ .ذلك يجب �أن يرافقها حمضر يتضمن �إيضاحاً باحلالة التوقيع على بيان الت~سلم مع كتابة ا6سم املت~سلم كامالً وتاريخ الت~سلم، و�إ9ضافة وقت الت~سلم للر6سائل -7 .امل~ستعجلة، وذلك بعد ا6ستكمال �إجراءات ا6ستقبال املرا6سالت توثق الر6سالة الواردة بقيدها يف 6سجل الوارد (الآيل �أو الورقي)، ويدون عليها رقم القيد وتاريخه يف -8 .املكان املخ€ص€ص لذلك 11قرارات وأنظمة م2024 فبراير9 هـ1445 رجب28 الجمعة 5019 العدد102 السنة قرارات مجلس الوزراء الئحة االتصاالت الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها .. تتمة ال يفتح املرا6سالت ال~سرية �إال من وُجّ هت �إليه الر6سالة �أو املخت€ص الذي �أذن له بفتحها.-9 . ال يفتح الطرود والظروف املختومة �إال اجلهة املخت€صة مبعاجلة املو9ضوع-10 يدون رقم قيد الوارد للمرا6سالت ال~سرية على الظرف ويكتب يف حقل املو9ضوع (6سري)، وعند فتح-11 .املخت€ص لها يدون عليها رقم قيد الوارد وتاريخه ال يعطى للر6سالة �أو للمعاملة الواردة؛ �أكرث من رقم قيد واحد يف اجلهاز نف~سه، ويعد هذا القيد ال~سمة -12 .التي متيز الر6سالة �أو املعاملة من غريها ويجري تتبعها من خالله ال يتخذ �أي �إجراء على الر6سالة الواردة قبل قيدها يف 6سجل الوارد، ما عدا احلاالت التي يرى رئي~س -13 .اجلهاز �أو من يفو9ضه اتخاذ �إجراء يف 7ش�أنها تدون املعلومات الالزمة عن الر6سالة الواردة على منوذج الإحالة والشروح باملقا6س املعتمد للورق، -14 ويرافق الر6سالة حال ت~سجيلها، ويخ€ص€ص فيه حقل لـ(الشرح، والتاريخ والتوقيع) يكفي لتدوين الشروحات لأ8صحاب ال€صالحية بالتتايل يف خطوط م~ستقيمة.