Regulations on Official Communications and the Preservation of Documents and their Information 2024

يكون تسجيل الرسالة الواردة في نظام الوارد وفقاً ملا يأتي: �إدخال رقم قيد الوارد وتاريخه وعدد املرافقات، ورقم الر6سالة الواردة وتاريخها ورمزها.-1 �إدخال ا6سم اجلهة التي وردت منها الر6سالة ورمزها، وا6سم الوحدة املخت€صة ورمزها، وفق فئات الوارد-2 .املحددة يف املادة (التا6سعة عشرة) من الالئحة �إدخال �أ6سماء الوحدات والفروع املراد تزويدها بن~سخ �أو 8صور من الوارد.-3 8صياغة خال8صة مو9ضوع الر6سالة بح~سب مقتضيات الوارد، والأخذ يف االعتبار عالقته مبو9ضوع-٤ .ال€صادر �إن وجد، و�أن يكون 7شامالً وخالياً من الأخطاء اللغوية والإمالئية  �إدخال رمز ت€صنيف مو9ضوع الر6سالة، ورقم ال~سجل املدين للمواطن، �أو رقم الإقامة �أو جواز ال~سفر -5 .للوافد �أو املقيم؛ الذي يتعلق به مو9ضوع الر6سالة �إدخال ت~سديد جميع القيود الواردة يف املعاملة برقم ال€صادر وتاريخه.-6 . �إدخال 8صفة الر6سالة من حيث الأهمية ودرجة اال6ستعجال �أو ال~سرية-٧ . �إدخال �أرقام املرا6سالت ال~سابقة، ورقم بيان ت~سليم الر6سالة وتاريخه ووقته-8 . �إجراء م~سح 9ضوئي للر6سالة-٩ :المادة الثالثة والعشرون يجب مراجعة إجراءات توثيق وتسجيل الرسائل الواردة املذكورة في املواد (العشرين) و(احلادية والعشرين) و(الثانية والعشرين) من الالئحة للتأكد من صحتها وتكاملها ومن أهمها اآلتي: 8صحة رقم الر6سالة وتاريخها، وجهة ورودها، ورمزها.-1 . 6سالمة خال8صة املو9ضوع من حيث اللغة والإمالء و7شمولية املو9ضوع-٢ . 8صحة التوجيه للوحدة الإدارية املخت€صة، ورمزها-٣ :المادة الرابعة والعشرون تسلم املراسالت الواردة للوحدة اخملتصة مبعاجلتها واحملالة إليها، وفقاً ملا يأتي: ت~سجل املرا6سالت يف بيان الت~سليم بح~سب ت~سل~سل قيودها، �أو ي~ستخرج �آلياً.-1 . تربط املرا6سالت ببيان الت~سليم اخلا8ص بها-2 . يدون ا6سم املت~سلم كامالً وتاريخ الت~سلم ووقته-3 :المادة الخامسة والعشرون يجب ا6ستيفاء جميع املعلومات الالزمة ملعاجلة املو9ضوع �أو درا6سته. وعلى الوحدة الإدارية �أن تهيئ الر6سالة �أو (املعاملة) قبل ت~سليمها لوحدة �إدارية �أخرى يف اجلهاز نف~سه، وذلك وفقاً للمادة (الثامنة عشرة) من الالئحة.