Regulations on Official Communications and the Preservation of Documents and their Information 2024
المادة الثامنة عشرةساري المفعولالسعوديةAdministrative Decision
- المرجع:
- 584
صادر عن National Center for Archives and Records (ncar.gov.sa)
تنظم مرافقات الرسالة وتفهرس وفقاً ملا يأتي:
�إذا بلغ عدد املرافقات خم~س ورقات ف�أكرث فتو9ضع داخل حافظة ويرافقها فهر6س. و�إذا زاد عدد -1
املرافقات على حجم احلافظة، �أو جتاوز عددها مائة ورقة فتو9ضع داخل طرد خمتوم بعد فهر6ستها
وترقيمها.
من املرافقات التي ترافق الر6سالة الوثائق التي تكون م~سوغاً للر6سالة �أو يتطلب الأمر العمل مبوجبها -2
.�أو االطالع على ما ورد فيها
ونحو ذلك مما ال حاجة �إىل �أن - تفرز املرا6سالت الداخلية والعرو9ض والإحاالت والشروح والأ6سا6سات-3
، وحتفظ جميعها يف ملف املو9ضوع، وتصور بعض املرافقات بح~سب احلاجة-يكون مرافقاً للر6سالة
وتتلف الصور املكررة وامل~سودات التي اعتمد �أ8صلها.
ترتب املرافقات املطلوب �أن تكون مرافقة للر6سالة وفقاً ل~سري �إجرائها تاريخياً وترابط مو9ضوعاتها.-٤
. تنظم املرافقات بحيث تت~ساوى �أطرافها من �أعلى اجلهة اليمنى-5
. مت~سك املرافقات باملا6سكة املنا6سبة من �أعلى الزاوية اليمنى املت~ساوية �أطرافها-6
ترقم املرافقات من اخللف ت~سل~سلياً بدءاً من �أول ورقة وانتهاءً ب�آخر ورقة تلي الر6سالة، ويكون الرتقيم-7
.يف �أ6سفل الزاوية اليمنى من الورقة
تدون املعلومات الالزمة عن كل مرافق يف منوذج الفهر6س وفقاً للحقول التي ا7شتمل عليها الفهر6س.-8
�إذا كان 9ضمن املرافقات واحداً (�أو �أكرث) من جملد �أو حمضر �أو وقوعات �أو حتقيقات، �أو كتاب �أو ظرف-9
خمتوم �أو طرد �أو مواد 8صلبة ونحوها، فيعد مرافقاً واحداً 9ضمن عدد املرافقات يف الفهر6س، وتو9ضح
تفا8صيل الأوراق التي داخل الظرف �أو الطرد يف الفهر6س اخلا8ص به املوجود يف داخله.
�إذا كان من املرافقات وثيقة تتكون من 8صفحتني �أو �أكرث ترقم كل 8صفحة منها.-10
يربط �أو يلصق بالطرد بطاقة (بح~سب احلالة) تدون عليها املعلومات الالزمة عنه، ومنها: ا6سم-11
.املر6سل، واملر6سل �إليه وعنوانه الوطني، ورقم الصادر وتاريخه. وتختم بخامت اجلهاز
يعد الفهر6س موظف خمتص يف الوحدة الإدارية التي عاجلت الر6سالة �أو �أعدتها.-12
تضيف الوحدات الإدارية، التي تنتقل �إليها الر6سالة، بيانات املرافقات اجلديدة للر6سالة �إىل فهر6سها-13
.وفق خط 6سريها
يدون عدد املرافقات على الر6سالة املوقعة والن~سخة املركنة يف احلقل املخصص لها رقماً ال كتابة.-14
�إذا 6سُ حبت وثيقة من املرافقات لأي 6سبب، فتجب الإ7شارة �إىل 6سبب ذلك يف الفهر6س و�إعداد مالحظة-15
.حتدد مصريها وتوقيع املختص، وتو9ضع يف مكان املرافقات امل~سحوبة
�إذا غُيرّ الفهر6س لأي 6سبب فيجب االحتفاظ بالفهر6س القدمي يف املعاملة مرافقاً للفهر6س اجلديد، ويكتب -16
.عليه مبا يفيد التغيري �أو الإلغاء �أو التعديل
�إذا كان من 9ضمن املرافقات وثائق تالفة �أو ممزقة �أو ملوثة، فيعد يف ذلك حمضر يُثبت احلالة.-17
�إذا كان من املرافقات �أ7شياء ثمينة كالنقود �أو املجوهرات ونحو ذلك، فيجب �أن ي~ستخدم لها وعاء-18
.حفظ �آمن وحمكم، ويو9ضح ذلك يف الر6سالة والفهر6س
�إىل عنوانها يف �أعلى الفهر6س، -باختصار- يجب �أن يتضمن منوذج فهر6س مرافقات املعاملة الإ7شارة-19
وعدداً من احلقول تتضمن ت~سل~سل بنود الفهر6س ونوع املرفق ورقمه وتاريخه وعدد الصفحات
وكمياته، وترتيب املرافق بني املرافقات وجهة 8صدوره،وا6سم من دونها وتوقيعه.
) لإيضاحات ا6ستخدامه؛ املرافقني 3( ) لفهر6س املعاملة، وامللحق رقم2( ي~سرت7شد بامللحق رقم-20
.ملالحق هذه الالئحة
عاشراً:
املراسالت الواردة
لم يُسجّل تاريخ التحديث بعد