Regulations on Official Communications and the Preservation of Documents and their Information 2024
المادة السابعة والعشرونساري المفعولالسعوديةAdministrative Decision
- المرجع:
- 584
صادر عن National Center for Archives and Records (ncar.gov.sa)
تقسم سجالت الصادر إلى ثالثة سجالت، تعطى الرموز (١،٢،٣) وفقاً للترتيب اآلتي:
)، ويعطى للمرا6سالت الصادرة من مكتب الوزير �أو رئي~س اجلهاز امل~ستقل �أو من يف 1( الرمز رقم-1
.حكمهم، التي يختص مبعاجلتها وتصديرها
الأ6سا6سية - )، ويعطى للمرا6سالت الصادرة املتعلقة باملهمات والوظائف والأنشطة2( الرمز رقم-٢
. التي تعاجلها الوحدات الإدارية للجهاز-وامل~ساعدة
)، ويعطى للمرا6سالت الصادرة املتعلقة بالوظائف والأنشطة امل~ساعدة للجهاز، التي 3( الرمز رقم-3
.تعاجلها الوحدات الإدارية امل~ساعدة
حتمل الر6سالة الصادرة رمز الوحدة الإدارية التي �أعدتها، ويو9ضع رمز 6سجل املرا6سالت الصادرة قبل -4
.رقم الصادر ويفصل بني كل منها خط مائل
يبد�أ ت~سل~سل �أرقام املرا6سالت الصادرة لكل 6سجل من بداية العام وينتهي بنهايته.-5
:المادة الثامنة والعشرون
يجب أن تتضمن بيانات تسجيل الرسالة الصادرة املعلومات اآلتية:
حقل رقم الصادر.-1
. حقل تاريخ الصادر-2
. حقل وقت الصادر-3
. حقل عدد املرافقات-4
. حقول �أ6سماء اجلهات املر6سل �إليها ورموزها-5
. حقل ا6سم الوحدة املختصة ورمزها-٦
. حقول �أ6سماء الأجهزة والوحدات والفروع املراد تزويدها بن~سخ �أو 8صور من الصادر-7
. حقل خال8صة مو9ضوع الر6سالة-8
. حقل رمز تصنيف املو9ضوع-9
حقل رقم ال~سجل املدين للمواطن، �أو رقم الإقامة �أو جواز ال~سفر للوافد �أو املقيم؛ الذي يتعلق به-10
.مو9ضوع الر6سالة
حقول الت~سديد برقم وتاريخ الإجابة عند ورودها.-11
.ً ليتم الربط بالر6سالة اجلديدة معلوماتيا-�إن وجدت- حقول تدوين �أرقام املرا6سالت ال~سابقة-12
. حقول 8صفة الر6سالة من حيث الأهمية �أو اال6ستعجال �أو ال~سرية-13
. حقل رقم بيان الت~سليم وتاريخه ووقته-14
:المادة التاسعة والعشرون
توثق املراسالت الصادرة وفقاً ملا يأتي:
تدون الر6سالة الصادرة على ورق ر6سمي �أو ورق ر6سمي �أمني بح~سب الأحوال.-1
. يدون رمز اجلهاز حتت ا6سمه يف املكان املخصص لذلك يف الر6سالة-2
. يركّن الر6سالة من �أعدها، ويكون م~س�ؤوالً مبا7شراً عما ورد فيها-٣
. يكون الرتكني على الن~سخة من الر6سالة-4
. �إذا زادت 8صفحات الر6سالة على 8صفحة واحدة فرتكن جميع 8صفحات الن~سخة-5
. يوقع �أ8صل الر6سالة 8صاحب الصالحية-٦
. على من يوقع بالإنابة كتابة ا6سمه كامالً بجانب التوقيع-7
. تعطى الر6سالة الصادرة رقماً وتاريخاً توثق مبوجبهما يف نظام 6سجل الر6سائل الصادرة-8
يدون على الر6سالة املوقعة والن~سخة املركنة عدد املرافقات املر6سلة رقماً ال كتابة وتو9ضح تفا8صيل-9
.املرافقات يف فهر6س املعاملة
تختم الن~سخة املركنة بختم يو9ضح توقيع الأ8صل، ويو9ضع اخلتم يف مكان التوقيع.-10
تبقى الن~سخة املركنة والأ6سا6سات يف اجلهاز الذي 8صدرت منه الر6سالة مع 8صورة من �أ8صل الر6سالة-11
.بعد التوقيع
تختم الن~سخ والصور التي تُزود بها اجلهات الأخرى بختم طبق الأ8صل، ويركن بجانب اخلتم املوظف -12
.املختص بالتختيم، ويو9ضح ا6سمه وتاريخ التختيم
�إذا زاد عدد 8صفحات الر6سالة ومرفقاتها من العر9ض �أو التقرير على 8صفحة واحدة، فرتقم الصفحات -13
.من~سوبة �إىل �إجمايل عدد الصفحات، ويدون رقم الصفحة فوق الإطار الأ6سفل للر6سالة
�إذا كانت الر6سالة الصادرة يف �أكرث من 8صفحة، فيدون رقم الصادر يف كل 8صفحة من الر6سالة يف املكان -14
.املخصص لذلك
لم يُسجّل تاريخ التحديث بعد