Regulations on Official Communications and the Preservation of Documents and their Information 2024

توثق املراسالت املبرقة اخلطية الصادرة وفقاً لإلجراءات اآلتية: �أن تقت€صر الربقيات اخلطية على املوا9ضيع التي يتطلب الأمر الإ6سراع يف �إبالغها.-1 . �أن تكون الربقية با6سم 8صاحب ال€صالحية الذي وافق على مضمونها-2 . �أن يركّن الربقية اخلطية املخول باعتمادها-٣ . �أن يختم �أ8صل الربقية اخلطية بختم ال€صادر الربقي-4 . �أن تختم الن~سخ التي 6ستزود بها اجلهات الأخرى بختم ال€صادر الربقي-5 . �أن تختم الن~سخة الثانية من الربقية التي 6ستحتفظ بها اجلهة امل€صدرة لها ويركن عليها املخت€ص بذلك-٦ :المادة الحادية والثالثون يجب مراجعة إجراءات توثيق وتسجيل الرسائل الصادرة، املذكورة في املواد (التاسعة والعشرين) و(الثالثني) و(الثانية الثالثني) من الالئحة، للتأكد من صحتها وتكاملها، ومن أهمها اآلتي: �أن الر6سالة قد وقعها �أو اعتمدها 8صاحب ال€صالحية، �أو املفو9ض.-1 . �أن رمز اجلهاز مدون حتت ا6سمه يف املكان املخ€ص€ص لذلك-٢ . �أن الن~سخة الثانية قد ركَّنها املخت€صون-٣ . ترقيم 8صفحات الر6سالة �إذا زادت على 8صفحة واحدة، ومن عدد املرفقات واكتمالها-4 . اكتمال املرافقات ووجود الفهر6س و6سالمة جميع الأوراق املرافقة-5 قرارات وأنظمة م2024 فبراير9 هـ1445 رجب28 الجمعة 5019 العدد102 السنة12 قرارات مجلس الوزراء الئحة االتصاالت الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها .. تتمة تدوين رمز الوحدة الإدارية على الر6سالة ال€صادرة ون~سخها.-٦ . �أن الأ6سا6سات والأوراق املطلوب حفظها مف€صولة عن املرافقات التي 6سرت6سل-7 . 8صحة وا6ستكمال املعلومات املدونة على الطرد املرافق للر6سالة-8 . مدة الت€صنيف-9 :المادة الثانية والثالثون يكون تسجيل املراسالت الصادرة في نظام الصادر وفقاً ملا يأتي: �إدخال رقم ال€صادر وتاريخه ووقته وعدد املرافقات.-1 �إدخال �أ6سماء اجلهات املر6سل �إليها ورموزها وعناوينها الوطنية، وا6سم الوحدة املخت€صة ورمزها وفق-٢ .فئات ال€صادر املحددة يف املادة (ال~سابعة والعشرين) من الالئحة �إدخال �أ6سماء الأجهزة والوحدات الإدارية والفروع املراد تزويدها بن~سخ �أو 8صور من ال€صادر.-3 ومطابقة مو9ضوعها ملا 6سجل يف النظام، و8صياغة-�إذا كان لها ر6سالة وارد- ا6ستدعاء قيد ورودها-4 خال8صة املو9ضوع بح~سب مقتضيات ال€صادر، والأخذ يف االعتبار عالقته مبو9ضوع الوارد، و�أن يكون 7شامالً وخالياً من الأخطاء اللغوية والإمالئية. �إدخال رمز ت€صنيف املو9ضوع، ورقم ال~سجل املدين للمواطن، �أو رقم الإقامة �أو جواز ال~سفر للوافد -5 .�أو املقيم؛ الذي يتعلق به مو9ضوع الر6سالة �إدخال رقم 8صادر املعاملة املجاب عليها وتاريخها، وت~سديد قيد �أو ت~سديد رقم ال€صادر.-6 . �إدخال ال€صفة من حيث الأهمية ودرجة اال6ستعجال �أو ال~سرية-7 . �إدخال �أرقام املرا6سالت ال~سابقة، ورقم بيان الت~سليم وتاريخه ووقته-8 :المادة الثالثة والثالثون تصور املراسالت الصادرة وفقاً ملا يأتي: يحتفظ ب€صورة من �أ8صل الر6سالة املوقع يف ملف املو9ضوع.-1 . ت€صور مرافقات الر6سالة التي يتطلب الأمر االحتفاظ ب€صور منها-2 :المادة الرابعة والثالثون يكون تسجيل املراسالت الصادرة وفقاً ملا يأتي: ت~سلم املرا6سالت ومرافقاتها ببيان ت~سليم معد لهذا الغر9ض، 6سواء املر6سل منها عن طريق الربيد �أو عن -1 .طريق املرا6سلني تو9ضع كل ر6سالة �أو معاملة 8صادرة داخل ظرف.-2 . يكتب على الظرف ا6سم املر6سل �إليه وعنوانه الوطني ورقم ال€صادر-٣ . يدون على ظرف الر6سالة ال€صادرة حالتها ال~سرية وامل~ستعجلة واملهمة، وتختم وتغلق ب�إحكام-٤ . تغلق وتختم الطرود املر6سلة ب�إحكام وبالو6سائل املخ€ص€صة لذلك-5 . يربط بيان الت~سليم بالإر6سالية التي يتعلق بها-6 يجب على اجلهاز اتخاذ الرتتيبات املنا6سبة لت~سليم وت~سلّم املرا6سالت العاجلة وال~سرية واملهمة يف-7 .�أ6سرع وقت و�إبالغها للم~س�ؤول يف حينه تزود الوحدات املخت€صة التي �أعدت الر6سالة ال€صادرة �أو ذات العالقة مبو9ضوعها بن~سخة �أو 8صورة -8 .منها ت~سلم ن~سخة ال€صادر املركنة وما يرتبط بها، مع الأ6سا6سات املرافقة لها ملركز الوثائق باجلهاز وفق -9 .الإجراء املنظم لذلك يف قوائم مدد احلفظ ت~سلم 8صورة من الر6سالة ال€صادرة التي حتتاج �إىل املتابعة �إىل الوحدة الإدارية املنوط بها عملية -10 .املتابعة، لأجل متابعتها لدى اجلهة املر6سلة �إليها واحل€صول على الإجابة عليها دمج الطرد مع معاملته يف كي~س خا8ص ذي جيب جانبي بح~سب املوا8صفات الربيدية.-11 :المادة الخامسة والثالثون حتدد مسؤولية املراسل فيما يأتي: املحافظة على املرا6سالت التي يف عهدته وعدم فتحها وعدم تركها يف مكان يعر9ضها للخطر �أو اطالع �أحد -1 .عليها عدم ت~سليمها �إال للجهة املر6سلة �إليها وللمخت€صني بالت~سلُّم.-2 . عدم ترك املرا6سالت يف و6سيلة النقل-3  القيام بتطبيق ظروف اخلطابات ال€صادرة لكل جهة على بياناتها ومن ثم و9ضعها يف الظرف اخلا8ص-4 .باجلهة؛ للمحافظة عليها وعدم تداخلها مع ظروف جهات �أخرى و9ضع الظروف يف حقيبة يدوية خم€ص€صة لهذا الغر9ض.-5 .ً ت~سلم املرا6سالت �إىل اجلهة املعنية يف �أوقات مبكرة ما مل يكن الت~سليم �آنيا-6 . الت�أكد من �أن املت~سلّم قد وقع على البيان ودوّن ا6سمه وتاريخ الت~سلّم ووقته-٧ . �إعادة بيانات الت~سلّم للموظف املخت€ص ملراجعتها وحفظها-8 �إذا مل يتمكن املرا6سل من ت~سليم الر6سالة يف اليوم نف~سه لأي 6سبب؛ فعليه �إعادتها �إىل الإدارة وت~سليمها-9 .يف اليوم التايل ثاين عشر: متابعة املراسالت الواردة وال‡صادرة