Regulations on Official Communications and the Preservation of Documents and their Information 2024

يراعى الشكل العام للرسالة على النحو اآلتي: تدون الب~سملة يف منت€صف �أعلى الر6سالة (ب~سم اهلل الرحمن الرحيم).-1 . يطبع حتت الب~سملة 7شعار اململكة (ال~سيفان والنخلة)، �أو 7شعار اجلهاز-٢ . يدون ا6سم (اململكة العربية ال~سعودية) وا6سم اجلهاز ورمزه يف �أعلى الزاوية اليمنى-3 . يدون رقم ال€صادر وتاريخه وعدد املرافقات يف �أعلى الزاوية الي~سرى-4 يو9ضع �إطار ملحتويات الر6سالة باللون الأخضر امل~ستخدم يف الشعار الر6سمي، ويحدد بهوامش خارجية-5 مب~سافة-حتت ا6سم اجلهاز- ) 6سم ومن �أعلى١٫٢( ) 6سم ومن الي~سار مب~سافة1.2( من اليمني مب~سافة ) 6سم.٢( ) 6سم ومن �أ6سفل مب~سافة٠٫٥( ) 6سم، ويكون مقطع١٫٥( تكون بداية كتابة �أ6سطر مقاطع الر6سالة داخلة عن �إطارها الأمين مبقدار-6 ) 6سم، وتكون نهاية كتابة �أ6سطر املقاطع قبل٠٫٥( التحية والأ6سطر التالية لكل مقطع داخلة مبقدار ) 6سم.٠٫٥( الإطار الأي~سر مبقدار تكتب البنود �أو املواد �أو الفقرات التي تتضمنها الر6سالة من بداية ال~سطر، وتكون موازية لأول 6سطر يف -7 .املقطع الذي تتبعه تدون بيانات الوارد يف �أ6سفل اجلانب الأمين من �آخر 8صفحة يف الر6سالة. و�إن مل ميكن ذلك فينظر �إىل -8 .�أقرب مكان منا6سب يف الر6سالة تدون الكلمات مثل (6سري، م~ستعجل، برقية) يف منت€صف الر6سالة حتت الإطار العلوي للر6سالة. -9 . يدون رقم ال€صفحة فوق الإطار الأ6سفل وترقم ال€صفحات من~سوبة �إىل �إجمايل عدد ال€صفحات-10 . يدون حتت الإطار عنوان اجلهة املر6سلة والعنوان الوطني و�أرقام االت€صال والربيد الإلكرتوين-11 .) املرافق ملالحق هذه الالئحة للشكل العام للر6سالة1( ي~سرت7شد بنموذج رقم-12 :المادة الثامنة تراعى مقاطع الرسالة داخل اإلطار وفقاً ملا يأتي: املوضوع: يدون معد الر6سالة نبذة خمت€صرة ملو9ضوعها يف املكان املخ€ص€ص لها يف �أعلى اجلهة الي~سرى -1 .منها داخل الإطار، ويكون مقا6س اخلط �أ8صغر من مقا6س خط املحتوى املرسل إليه: يكتب ا6سم املركز الوظيفي ملن توجه �إليه الر6سالة م~سبوقاً مبا يو8صف به 7شاغل املركز -2 .من 8صفة ترتبط بامل~ستوى الوظيفي الذي يشغله؛ كمعايل �أو 6سعادة �أو نحو ذلك التحية: تدون حتية الإ6سالم (ال~سالم عليكم ورحمة اهلل وبركاته)، وتكون بداية كتابة التحية موازية -٣ .للأ6سطر التالية لبداية املقاطع الديباجة: املدخل �أو التمهيد لعر9ض املو9ضوع، وتتضمن عبارة التقدمي للدخول يف املو9ضوع -4 .كالإ7شارة �إىل املرا6سالت ال~سابقة العرض واملناقشة: ويتضمن عر9ض املو9ضوع وتفا8صيله ووقائعه ووجهة النظر حوله.-5 . النتيجة: وبها تتحدد نتيجة �أو متطلب الر6سالة-6 .) اإلنهاء: تنهى الر6سالة بعبارة (وال~سالم عليكم ورحمة اهلل وبركاته-7 املرسِ ل: هو من يوقع الر6سالة، ويدون ا6سم مركزه الوظيفي يف اجلزء الأي~سر من �أ6سفلها، وحتته يُرتك-8 .فراغ للتوقيع، وحتت التوقيع يُكتب ا6سم املر6سل التزويد: عدا ما ي€صدر من املقام الكرمي من مرا6سالت، تدون �أ6سماء اجلهات املراد تزويدها بن~سخة -9 �أو 8صورة من الر6سالة يف �أ6سفل اجلهة اليمنى من ال€صفحة الأخرية من الن~سخة الثانية منها، ويف م~ستوى منخفض قليالً عن حماذاة ا6سم املر6سل. �إذا كانت الر6سالة تعميماً داخلياً �أو خارجياً، تدون كلمة (تعميم) يف منت€صف �أعلى الر6سالة ويدون -10 .ا6سم املر6سل �إليه وفقاً للقائمة املو9ضحة فيها اجلهات املطلوب تبليغها بالتعميم �إن وجدت خامساً: املعايري الشكلية للرسالة