قواعد تطبيق العقوبات المالية المستهدفة

يجب أن تعتمد المؤسسة المالية على آلية منظّمة ومحددة زمنّيًا لمراجعة ومعالجة التنبيهات الصادرة من أنظمة وأدوات الفحص، على أن تشمل هذه الآلية إجراءات واضحة لتقييم خطورة التنبيه وتصنيفه، وإجراءات التصعيد، والبت في حالات التطابق المُحتملة بشكل فوري وسريع ودقيق وموثق لتحديد ما إذا كان التطابق حقيقيًا أو خاطئًا، على أن تقوم المؤسسة المالية بمراجعة فعالية ومناسبة هذه الآلية بصورة دورية ومستمرة. 5.2 على المؤسسة المالية مراجعة جميع التنبيهات الصادرة عن أنظمة وأدوات الفحص بانتظام، على أن يتم منح أولوية لمعالجة التنبيهات مُرتفعة الخطورة، ومراعاة مراجعة التنبيهات منخفضة المخاطر ضمن إطار زمني معقول ومناسب يتم تحديده بما يتوافق مع مستوى تقبل المؤسسة المالية للمخاطر. 5.3 يجب أن تتم عملية مراجعة التنبيهات ومعالجتها في المؤسسة المالية من قِبل شخصين مُختصين (بشكل ثنائي) يضمن تحقيق الفحص الثنائي، على أن يكونا من ذوي الخبرة والمعرفة الكافية في موضوعات العقوبات المالية المستهدفة، مع إمكانية دعم معالجة التنبيه بناءً على المعلومات التي تم الحصول عليها عبر تطبيق تدابير العناية الواجبة، أو المصادر الخارجية مثل السجلات العامة، أو المعلومات والأخبار المتوفرة في المصادرة المفتوحة. 5.4 إذا توفّرت أسباب كافية تؤكّد أن التنبيه مُجرّد تطابق خاطئ، يمكن للمختصين في المؤسسة المالية إغلاق التنبيه بعد اتباع الإجراءات الداخلية المطلوبة، مع الاحتفاظ بتبرير كتابي يوضح أسباب الإغلاق وعدم صحة التنبيه، وفي حال عدم تمكن المختصين من إغلاق التنبيه لأي سببًا كان؛ فيجب تصعيده مباشرة إلى المسؤول الإداري الأعلى، الذي يمتع بالخبرة والصلاحية المناسبتين، لتقييم المطابقة واتخاذ الاجراء المُناسب وفقًا للتعليمات الواردة في القواعد. 5.5 يجب أن يتحقق المسؤول الإداري الأعلى في المؤسسة المالية من التنبيه ومدى ارتباطه المباشر أو غير المباشر بشخص مُدرج، وفي حال توفر الأسباب الكافية التي تدعم ذلك فيجب تجميد الأموال، دون تأخير، ولا يجوز للمؤسسة المالية أن تؤجّل إجراءات التجميد ريثما تتم الموافقة عليها من قبل لجنة داخلية، أو بانتظار مراجعة قانونية، أو موافقة الإدارة العليا، أو لأي سببًا كان، في حال تأكيد التطابق. 5.6 على المؤسسة المالية توثيق كافة الإجراءات التي قامت بها في التعامل مع التنبيهات -سواءً إغلاقها أو تصعيدها- والاحتفاظ بسجلات مُفصلة لذلك، على أن يشمل التوثيق المعلومات والعناصر التالية -كحد أدنى-: أ. وقت وتاريخ ورود التنبيه. ب. وقت وتاريخ معالجة التنبيه، ووقت وتاريخ التصعيد -إن وجد-. ج. مصدر التنبيه (على سبيل المثال: قوائم مجلس الأمن أو القوائم الوطنية). د. طبيعة التنبيه (على سبيل المثال: مطابقة اسمية، أو مطابقة غير مباشرة، أو مطابقة مرتبطة بتفادي أو تهرب من العقوبات المالية المستهدفة). هـ. الإجراء المُتخذ، مع المبررات الداعمة له. و. أسماء المختصين بمعالجة التنبيه. ز. نتائج معالجة التنبيه (على سبيل المثال: ايجابية خاطئة، أو تطابق مؤكد، أو إبلاغ البنك المركزي). ح. بيانات ومعلومات أي عملية تجميد تم تنفيذها. 5.7 يجب أن تتخذ المؤسسة المالية التدابير الكافية لضمان الحفاظ على سريّة التنبيهات ومعالجتها ومنع تنبيه وإشعار العميل أو الإفصاح له، أو لطرف ثالث، أو لأي أطراف أخرى ذوي علاقة -داخلي أو خارجي- بصورة مباشرة أو غير مباشرة، عن وجود تطابق متعلق بقوائم العقوبات، أو نية بتجميد الأموال، أو أن هناك مراجعة جارية في هذا الشأن، ويستثنى من ذلك إبلاغ البنك المركزي وفقًا لحكم الفقرة (5.9) والإدارة العامة للتحريات المالية وفقًا لحكم الفقرة (5.10). 5.8 في الحالات التي يرد فيها تطابق خاطئ لاسم ما بشكل مستمر، وبعد التحقق من أنّ التطابق خاطئ وغير دقيق؛ يجوز للمؤسسة المالية أن تنظر في إدراج الاسم في "قائمة بيضاء داخلية"، ووضع علامات على الأسماء المُدرجة في تلك القوائم ليتم استبعادها من التنبيهات المستقبلية في حال وجود مبرر يدعم ذلك، على أن تخضع تلك القائمة للمراجعة والموافقة الدوريتَين من قِبل مجلس الإدارة أو الإدارة العليا -بحسب الأحوال- بما يضمن الدقة وعدم مخالفة الالتزامات الواردة في القواعد، كما يجب أن تخضع هذه القائمة للفحص الشامل، والفحص بعد صدور تحديث، والفحص الإضافي بناءً على أحداث مُحددة كما هو وارد في الفقرة (3.6) .